Introduzione
DiploDOCWEB è un sistema che permette di rendere pubblici sul web i documenti elaborati o utilizzati dall’azienda.
Con DiploDOCWEB è possibile consultare la versione aggiornata in formato PDF di qualsiasi tipo di documenti aziendali o parti di essi, attraverso un normale browser, senza doversi scambiare files via email o in altro modo.
Se necessario è anche possibile autorizzare l’accesso al sito attraverso l’autenticazione sicura tramite l’inserimento di credenziali.
Il sistema è composto da:
- applicazione desktop (compatibile con tutti i sistemi operativi Windows) per la generazione e la pubblicazione dei files, installata su una postazione con accesso Internet;
- spazio dati FTP, accessibile esclusivamente previo inserimento di credenziali, al quale verranno inviati i files;
- sito WEB, che permetterà, eventualmente previo inserimento di credenziali, la visualizzazione dei documenti pubblicati;
- server di pubblicazione, accessibile da Internet, presente all’interno dell’organizzazione aziendale o nel cloud, sul quale verranno ospitati lo spazio dati FTP e il sito web.
Il sistema esegue le seguenti operazioni:
- la generazione dei files PDF che crea, a partire da documenti in diversi formati, i files PDF da rendere disponibili online;
- la pubblicazione online dei files PDF, con l’eventuale aggiornamento di versioni obsolete;
- la visualizzazione dei files pubblicati su sito web personalizzato, per permettere l’accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo.
La generazione dei files PDF
Questo processo crea dei files in formato PDF a partire da files di origine presenti all’interno dell’organizzazione aziendale e viene eseguito dall’applicazione desktop.
È possibile inserire nel files pdf da pubblicare solo alcune pagine del file originale, in modo da rendere accessibili solo le informazioni non riservate dei documenti.
Sono previste le seguenti operazioni:
- selezione della cartella in cui sono contenuti i files originali (che non verranno modificati);
- selezione della cartella di destinazione dei files da pubblicare;
- scelta delle pagine da pubblicare (comune per tutti i files o specifica per ogni file);
- estrazione delle pagine richieste dai files originali e creazione dei files PDF da pubblicare.
La pubblicazione online dei files PDF
I files PDF, in questa fase, vengono inviati, attraverso il protocollo FTP (che è il protocollo standard di trasmissione dei files online), al server dal quale verranno resi pubblici attraverso un sito web.
All’avvio del processo dall’applicazione desktop vengono eseguiti:
- la lettura da un file crittografato delle credenziali di accesso al server per il protocollo FTP;
- l’invio dei files PDF precedentemente generati allo spazio dati FTP;
- la copia dei files, con aggiornamento di eventuali versione obsolete, in una cartella locale del server che sarà accessibile dal sito web di visualizzazione.
La visualizzazione dei files pubblicati su sito web personalizzato
Il sito web presente sul server di pubblicazione rende possibile, attraverso un normale browser, la consultazione e il download dei documenti pubblicati.
Per facilitarne l’accesso, un link a questo sito può essere inserito nel sito aziendale.
Il sito di pubblicazione può essere personalizzato, ad esempio con l’inserimento di loghi, sfondi, modifiche del tema grafico, per renderlo graficamente simile al sito aziendale.